Verbeteringen in toetsplatform TOA

Het TOA-toetsplatform heeft een grote onderhoudsbeurt gekregen. Per 20 september 2018 hebben we een aantal verbeteringen doorgevoerd. Hieronder ziet u wat er voor u is veranderd.

  1. Veilig inloggen met twee-factor-authenticatie.
  2. Wijziging van het klaarzetten van toetsen en examen.
  3. Examenresultaten vaststellen.
  4. Aanwezigheid bij examenzitting vastleggen.
  5. Toetsen pauzeren.
  6. Beoordeling heropenen en wijzigen.

1. Veilig inloggen met twee-factor-authenticatie

Aanleiding:
De algemeen geldende verwerkersovereenkomst voor het mbo.

Oplossing:
Twee-factor-authenticatie is een extra beveiligingslaag die is ontworpen om ervoor te zorgen dat u de enige persoon bent die toegang heeft tot uw persoonsgebonden account, zelfs als iemand uw wachtwoord weet. Uw identiteit wordt vastgesteld door middel van twee factoren: naam + wachtwoord én een authenticatiecode. Deze code bestaat uit zes cijfers en ontvangt u per e-mail, zodra u inlogt in TOA.

Let op:

  • Het kan even duren voordat u de authenticatiecode per e-mail ontvangt. Laat onderstaand scherm waarin u de code moet invoeren daarom net zolang open staan totdat u de e-mail met de authenticatiecode hebt ontvangen. Als u het scherm namelijk wegklikt en opnieuw inlogt, krijgt u een nieuwe (tweede) code toegestuurd. Het kan zijn dat u ondertussen de eerste code ontvangt. Deze is dan helaas niet langer geldig en u kunt daar dus niet meer mee inloggen. Wacht in dat geval tot de tweede code is binnengekomen, waarmee u vervolgens inlogt.

 

 

  • De afzender van de e-mail is no-reply@toets.nl, voegt u dit e-mailadres toe aan de lijst ‘Veilige afzenders’ van uw mailaccount. 

Wat moet u zelf doen:
Zorg ervoor dat u een geldig en persoonsgebonden e-mailadres heeft ingevoerd bij uw accountgegevens in TOA en dat u toegang heeft tot uw e-mail als u inlogt in TOA.

2. Wijziging van het klaarzetten van toetsen en examen

In twee filmpjes leggen we uit hoe u voortaan een toets klaarzet en hoe u een examen klaarzet. Deze filmpjes zijn binnenkort beschikbaar.

3. Examenresultaten vaststellen

Aanleiding:
Steeds meer instellingen maken gebruik van een resultatenkoppeling tussen TOA en het cijferregistratiesysteem (zoals EduArte of Magister). Deze koppeling maakt het mogelijk dat behaalde resultaten in TOA via een nachtelijke synchronisatie automatisch in het registratiesysteem terecht komen. Een veelgehoorde klacht is dat behaalde resultaten hierdoor direct zichtbaar zijn voor studenten, en dat dit niet wenselijk is als de resultaten nog niet formeel zijn vastgesteld.

Oplossing:
De resultatenkoppeling blijft hetzelfde. Maar voor het tabblad ‘Resultaten’ is een nieuw tabblad ‘Vaststellen’ toegevoegd. Behaalde resultaten op examentoetsen worden eerst en alleen zichtbaar op dit nieuwe tabblad. Op het tabblad ‘resultaten’ verschijnt de melding ‘niet vastgesteld’. Zodra de resultaten procedureel zijn vastgesteld door de betreffende examencommissie binnen de instelling, kan de vaststeller (nieuwe rol in TOA) de resultaten op het tabblad accorderen door op de knop ‘vastgesteld’ te klikken. Zodra dit is gebeurd, worden de resultaten verplaatst naar het tabblad ‘resultaten’. Vanaf daar werkt TOA gewoon zoals u gewend bent.

Let op:

  • Deze functionaliteit geldt alleen voor toetsen die geoormerkt zijn als examen.
  • Deze functionaliteit werkt alleen bij examens die na 20 september 2018 zijn klaargezet.
  • Deze functionaliteit kan alleen op organisatieniveau worden aan- of uitgezet en dus niet per afdeling/sector.

Wat moet u zelf doen:
Wilt u gebruikmaken van het extra tabblad ‘vaststellen’? De instellingsbeheerder kan in dat geval een schriftelijk verzoek indienen bij helpdesk@bureau-ice.nl. Bureau ICE zet de functionaliteit dan aan. Vervolgens is het nodig om per TOA-afdeling de rol ‘vaststeller’ toe te kennen aan minimaal één persoon.


4. Aanwezigheid bij examenzitting vastleggen

Aanleiding:
Verschillende instellingen hebben aangegeven dat het wenselijk is om in TOA inzichtelijk te maken of studenten al dan niet aanwezig zijn geweest bij een examenmoment. Daaraan gekoppeld kwam de wens om ‘afwezig’ als resultaat weer te geven. Op die manier kan sneller worden bepaald of een student recht heeft op een nieuwe kans of dat de poging vergeven is.

Oplossing:
Bij het klaarzetten van examens kan de examinator ervoor kiezen om gebruik te maken van zittingen en surveillanten toewijzen aan specifieke zittingen. De surveillant legt voor of tijdens het examenmoment de aan- en afwezigheid van de studenten vast in TOA. Indien een student afwezig is, wordt dat als resultaat zichtbaar.

Let op:

  • Deze functionaliteit geldt alleen voor toetsen die geoormerkt zijn als examen.
  • TOA doet geen uitspraak over of de afwezigheid geoorloofd was.
  • Deze functionaliteit kan alleen op organisatieniveau worden aan- of uitgezet en dus niet per afdeling/sector.

Wat moet u zelf doen:
Wilt u gebruikmaken van examenzittingen? De instellingsbeheerder kan in dat geval een schriftelijk verzoek indienen bij helpdesk@bureau-ice.nl. Bureau ICE zet de functionaliteit dan aan. Vervolgens is het nodig om per TOA-afdeling de rol ‘surveillant’ toe te kennen aan minimaal één persoon.

Bij het klaarzetten van examens kan de examinator kiezen of er gebruikgemaakt wordt van de zitting en een surveillant toewijzen. Dit werkt vergelijkbaar met het toewijzen van beoordelaars.

 

Tijdens of voorafgaand aan de examenzitting opent de surveillant het tabblad ‘zittingen’ in TOA, de surveillant kiest de juiste zitting en geeft per kandidaat aan of hij/zij aan- of afwezig is.

 

5. Toetsen pauzeren

Aanleiding:
Voor sommige studenten is het niet mogelijk om onder ‘normale’ omstandigheden een toets of examen te maken. Zij hebben het nodig om gedurende het examen één of meerdere pauzes te kunnen nemen.

Oplossing:
Als de examencommissie toestemming verleent, kunnen studenten gebruikmaken van het nieuwe hulpmiddel ‘pauzeer toetsen’. De aanwezige surveillant/mentor kan vervolgens tijdens de afname de toets of het examen pauzeren en hervatten. In de uitslag zal ook zichtbaar zijn hoe vaak en hoe lang hiervan is gebruikgemaakt.

Let op:
Deze functionaliteit kan alleen toegepast worden door iemand met de rol surveillant en tijdens een zitting.

Wat moet u zelf doen:
Dit hulpmiddel dient per kandidaat (of middels een import) geactiveerd te worden bij ‘eigen gegevens’. Dit werkt vergelijkbaar met de andere hulpmiddelen die TOA kent.

6. Beoordeling heropenen en wijzigen

Aanleiding:
Het komt regelmatig voor dat beoordelaars, na het afsluiten van de beoordeling, toch nog een wijziging willen aanbrengen. Tot nu toe kon dat alleen door de instellings- en/of afdelingsbeheerder of de helpdesk van Bureau ICE te vragen om de beoordeling te archiveren en opnieuw toe te wijzen. Dit werd als omslachtig ervaren.

Oplossing:
Nadat de beoordelaar op ‘stop beoordeling’ heeft geklikt, verschijnt er een nieuw tabblad ‘Recent’. Hier staan de laatst beoordeelde toetsen en examens en is het mogelijk om de beoordeling te heropen en te wijzigen. Doet u niks, dan wordt het resultaat na de ingestelde tijd zichtbaar op het tabblad ‘Resultaten’. Vanaf daar geldt de bekende werkwijze, zoals beschreven onder aanleiding.

Let op:

  • Het behaalde resultaat wordt pas zichtbaar nadat de hersteltijd verstreken is.
  • Steeds als u een beoordeling heropent, gaat de hersteltijd opnieuw in.
  • Deze functionaliteit kan alleen op organisatieniveau worden aan- of uitgezet en dus niet per afdeling/sector.

Wat moet u zelf doen:
 Als u gebruikt wenst te maken van de functionaliteit om beoordeling te heropenen, dan dient de instellingsbeheerder dit voor de organisatie mogelijk te maken. De beheerder kan dit doen door op het tabblad ‘Organisatie’ in te vullen hoe lang na het afsluiten van de beoordeling heropenen nog mogelijk is. Als de tijd op 0 minuten staat, is de functionaliteit uit.


Vragen?

Heeft u vragen over de aanpassingen in TOA? Neem dan in eerste instantie contact op met uw instellingsbeheerder. Uiteraard kunt u ook contact opnemen met onze helpdesk via helpdesk@bureau-ice.nl of bel 0345 - 65 66 85.